계약서 없이 시작한 거래처와는 반드시 분쟁이 생긴다. 구두로 합의했거나 카카오톡으로 조율한 내용은 나중에 서로 기억이 달라진다. 누가 옳은지를 따지는 싸움이 되면 관계가 끝난다. 계약서는 분쟁을 해결하는 도구가 아니라 분쟁이 생기지 않도록 막는 도구다.
보관료와 최소 보관료
보관료 단가는 모두 계약서에 넣는다. 팔레트당 단가, 박스당 단가, 중량 기준 중 어떤 방식으로 산정하는지를 명확하게 쓴다. 그리고 최소 보관료 조항을 반드시 넣는다. 출고가 거의 없는 달에도 일정 금액 이상을 청구할 수 있는 조항이다. 이 조항이 없으면 재고만 쌓아두고 출고를 안 하는 거래처가 생겼을 때 보관 비용만 나오고 수익이 없어진다.
출고 수수료와 추가 작업 기준
건당 출고 수수료를 명확하게 쓴다. 그리고 기본 포함 서비스와 별도 청구 서비스를 구분한다. 사은품 동봉, 개별 포장, 스티커 부착, 특별 포장 지시 같은 부가 작업은 기본 수수료에 포함되지 않는다고 명시해야 한다. 이걸 명시하지 않으면 거래처는 모든 것이 기본 서비스에 포함된다고 생각한다.
반품 처리 기준
반품이 들어왔을 때 누가 비용을 부담하는지, 상태 확인은 어떻게 하는지, 재판매 가능 여부는 누가 판단하는지를 계약서에 써야 한다. 반품 처리는 단순 입고보다 시간이 더 걸리는 작업이다. 이 비용을 기본 수수료에 포함시키면 반품률이 높은 거래처를 받을수록 손해가 난다. 건당 별도 청구 조항을 넣어야 한다.
배상 한도 조항
창고에서 보관 중인 재고가 분실되거나 파손됐을 때 배상 범위를 어디까지로 할 것인지를 정해야 한다. 배상 한도가 없으면 고가 상품이 분실됐을 때 창고 전체 수익을 넘는 배상 책임이 생길 수 있다. 일반적으로 건당 배상 한도를 정하거나, 월 보관액의 일정 비율로 한도를 설정한다.
해지 통보 기간
계약 해지 시 몇 일 전에 통보해야 하는지를 명시한다. 이 조항이 없으면 거래처가 갑자기 “내일 재고 다 빼겠다”고 할 수 있다. 통상적으로 30일 전 서면 통보가 일반적이다. 이 기간 안에 후임 창고를 찾고 이전을 준비할 시간이 확보된다.
계약서는 처음 만들 때가 가장 어렵다. 한 번 잘 만들어두면 거래처마다 내용만 수정해서 쓸 수 있다. 법무사나 변호사에게 검토를 받으면 더 안전하지만, 핵심 조항만 제대로 넣어도 대부분의 분쟁을 예방할 수 있다.