거래처 미팅은 준비한 만큼 결과가 달라진다. 아무 준비 없이 가면 상대방의 페이스에 끌려가고, 미팅이 끝난 뒤에야 물어봐야 했던 것들이 생각난다. 첫 미팅에서 신뢰를 주지 못하면 두 번째 미팅 기회가 오지 않는 경우가 많다.
준비는 세 가지다. 상대방 파악, 우리 쪽 자료 준비, 질문 목록 작성이다.
상대방 파악 — 미팅 전에 알아야 할 것
미팅 전에 상대방이 어떤 상품을 팔고 있는지, 어느 플랫폼에서 주로 판매하는지, 하루 출고량이 어느 정도인지를 파악해두면 좋다. 스마트스토어나 쿠팡 판매자 페이지에서 취급 상품, 리뷰 수, 판매량 추이를 어느 정도 가늠할 수 있다. 이 정보가 있으면 미팅에서 상대방이 필요한 게 무엇인지를 먼저 이야기할 수 있고, 그게 신뢰를 만든다.
상대방이 물류 대행을 찾는 이유도 파악하면 좋다. 직접 출고가 너무 힘들어서인지, 공간 문제인지, 배송 품질 문제인지에 따라 우리가 강조해야 하는 포인트가 달라진다.
우리 쪽 자료 준비
서비스 소개 자료를 미리 만들어두면 미팅이 체계적으로 진행된다. A4 1~2장으로 창고 위치, 취급 가능 품목, 서비스 내용, 단가 기준, 처리 가능 물량을 정리한 자료면 충분하다. 화려할 필요 없다. 명확하게 읽히는 게 중요하다.
창고 사진이 있으면 가져가는 게 좋다. 실제 운영 중인 창고 모습이 있으면 신뢰도가 올라간다. 스마트폰으로 찍은 사진이라도 깔끔하게 정리된 창고 모습은 말보다 강하다.
미팅에서 반드시 물어봐야 할 것들
미팅에서 상대방에게 확인해야 하는 정보가 있다. 취급 상품의 종류와 SKU 수, 평균 일 출고 건수, 반품 비율, 희망 출고 마감 시간, 포장 방식 기준, 사용 중인 쇼핑몰 플랫폼, 운송장 출력 방식이다. 이 정보 없이 견적을 내면 나중에 실제 운영에서 예상과 달라지는 부분이 생긴다.
특히 SKU 수와 반품 비율은 꼭 확인해야 한다. SKU가 많을수록 관리 부담이 크고, 반품률이 높은 카테고리는 처리 비용이 많이 나온다. 이 두 가지가 서비스 단가 결정에 직접 영향을 준다.
견적은 미팅 당일 바로 주지 않는다
미팅 자리에서 바로 견적을 요구하는 경우가 있다. 준비되지 않은 상태에서 즉석으로 단가를 말하면 나중에 수정하기가 어렵다. 미팅에서 정보를 충분히 수집하고, 2~3일 안에 견적을 드리겠다고 하는 게 오히려 전문적으로 보인다. 숫자를 꼼꼼히 검토하고 나온 견적이라는 인상을 주는 것이다.
미팅 후 24~48시간 안에 견적서와 계약서 초안을 함께 보내면 상대방 입장에서 준비가 잘 된 업체라는 신뢰가 생긴다. 이 타이밍이 계약 성사 여부를 크게 좌우한다.
미팅 후 팔로업
미팅이 끝나고 아무 연락이 없으면 상대방도 잊어버린다. 미팅 다음 날 짧은 감사 메시지와 함께 핵심 내용을 정리해서 보내면 기억에 남는다. “오늘 말씀 나눈 내용 중 X 부분을 이렇게 처리할 수 있습니다”처럼 구체적인 내용이 들어가면 더 좋다. 팔로업 없이 견적서만 보내는 것과 차이가 크다.