재고 실사는 시스템 재고와 실물 재고가 일치하는지 확인하는 작업이다. 창고를 운영하다 보면 입출고 과정에서 크고 작은 오차가 누적된다. 이 오차를 주기적으로 정리하지 않으면 재고 데이터의 신뢰도가 떨어지고, 발주와 적재 계획 모두 틀어진다.
재고 실사를 처음 해보는 사람은 생각보다 손이 많이 가는 작업이라는 것을 알게 된다. 준비 없이 시작하면 중간에 혼란이 생기거나, 실사를 마쳤는데 오히려 데이터가 더 엉켜버리는 경우도 있다. 순서를 정해두고 체계적으로 진행하는 것이 핵심이다.
실사 전 준비
실사 당일 입출고가 없어야 한다. 실사 중에 물건이 들어오거나 나가면 집계가 뒤틀린다. 가능하다면 실사 당일은 출고를 멈추거나, 실사 구역과 작업 구역을 분리해서 진행한다.
실사 리스트를 미리 출력한다. 시스템에 등록된 SKU 목록, 로케이션, 시스템 수량을 담은 리스트다. 이 리스트가 있어야 실물과 대조할 때 빠르게 진행할 수 있다. 리스트 없이 실사하면 어느 SKU를 셌는지, 어느 로케이션을 확인했는지 추적이 안 된다.
담당 구역을 미리 나눈다. 혼자 하는 창고라면 로케이션 순서대로 진행하면 되지만, 여러 명이 함께 한다면 구역을 나눠서 동시에 진행해야 시간을 줄일 수 있다. 구역별 담당자를 지정하고, 각자 자기 구역의 실사 리스트를 갖고 시작한다.
실사 진행 방법
로케이션 순서대로 SKU와 수량을 하나씩 확인한다. 실물을 세고, 실사 리스트의 해당 SKU 옆에 실물 수량을 기록한다. 시스템 수량은 이 단계에서 보지 않는 것이 원칙이다. 시스템 수량을 먼저 보면 그 숫자에 맞추려는 심리가 생겨서 정확한 실사가 안 된다.
실사 중 발견되는 문제 유형은 세 가지다. 시스템에 있는데 실물이 없는 것, 실물은 있는데 시스템에 없는 것, 수량이 다른 것이다. 이 세 가지를 별도로 표시해두고, 실사가 끝난 뒤 원인을 분석한다.
오차 처리
실사 결과와 시스템 수량의 차이를 오차라고 한다. 오차가 생겼을 때 바로 시스템을 수정하지 않는다. 먼저 원인을 찾아야 한다.
수량이 시스템보다 적다면 출고 과정에서 수량 입력 오류, 도난, 파손 폐기 미처리 중 하나가 원인인 경우가 많다. 수량이 시스템보다 많다면 입고 시 수량 초과 입력, 반품 입고 미처리, 이전 실사 오류가 원인일 수 있다.
원인이 파악되면 그에 맞게 시스템을 수정하고, 이유를 기록해둔다. 원인 없이 수량만 맞추는 수정은 같은 오차가 다음 실사에도 반복된다.
실사 주기
전수 실사는 분기에 한 번, 또는 연 2회가 일반적이다. 전수 실사 사이에는 ABC 분류 기준으로 A등급 SKU만 매월 순환 실사하는 방식이 효율적이다. 전체를 매달 하기는 어렵지만, 출고가 많은 SKU는 오차가 더 빠르게 누적되기 때문에 자주 확인하는 것이 맞다.
재고 실사는 번거롭지만, 하지 않으면 더 큰 문제가 생긴다. 재고 데이터가 틀리면 발주가 틀리고, 발주가 틀리면 품절이나 과재고로 이어진다. 한 분기에 한 번, 루틴으로 만들어두면 창고 운영의 기본 정확도가 올라간다.